工程管理学院学生档案管理办法

学生档案是学生在校学习期间的历史记录，是学生个人经历。学历、思想政治素质、业务素质和能力素质等情况的真实反映，是用人单位选拔毕业生的重要参考依据。辅导员应当认真做好学生档案的收集、整理、保管等管理工作。为使我校学生档案管理工作更加科学化和规范化，特制定本办法。

第一条 档案管理部门职责

学生档案由专职辅导员统一管理。学生毕业时交由就业创业指导员中心负责向用人单位及时转递毕业生档案。档案管理人员要认真负责，工作规范，严格遵守保密制度，保证学生档案的完整和安全。

第二条 档案材料内容

学生毕业时，档案中应具有以下材料:

1．高中期间档案：初中学籍表、高中考级登记表、高中招生报名登记表、德育考核表、体检表、体育合格情况登记表、中学生社会实践活动登记表、公众毕业生登记表等（各地区相关名称或内容有所不同）。

2．高考档案：报名登记表、思想政治品德考核表、体检表、考生志愿信息表、本院录取通知书等。

3．大学期间档案：学籍卡、毕业生鉴定表、普通高等学校全日制毕业生登记表、毕业生就业通知书、实习鉴定等。

4．其他需要归档的材料。

第三条 档案接收

1．新生档案除各省、市、自治区招办邮件外，学生本人自带档案的在入学时由二级学院辅导员统一收取，并认真阅档，了解学生情况，将档案按学号顺序整理登记，如出现材料缺失应立即通知学生补齐所缺材料。

2．新生入学报到后，学生自带的入团志愿书、党组织材料等收起后送交相关部门归档。

第四条 档案的查阅

1．因工作需要，可查阅学生档案，但必须经单位领导办理审批手续。

2．查阅、借阅学生档案只限于所在学院和学院有关部门负责人或其指派有关人员查阅。未经批准不得借阅学生档案。

3．学生档案一般应在院系查阅，如有特殊情况必须借出时，须经院系分管领导批准，履行登记手续后方可借出，借阅时间为俩天。若不能按时归还，应向档案管理人员说明原因，并履行借手续。

4．阅档人应严格遵守保密制度，保证档案的安全，借出的档案只能在办公室查阅，不得带到宿舍或其他公共场所，不得转借他人泄露档案内容。

5．阅档人要严格遵守阅档规定，对档案内容不得涂改。添注、勾画、损坏档案材料，不得随意抽出或增加档案材料。查阅两份以上档案时不要同时打开，以防止装错或丢失。如发现档案中有问题，应及时向档案管理人员说明，由档案管理部门按有关规定处理，阅档人不得擅自作主进行处理。

第五条 材料归档要求

各二级学院及有关部门要注意学生档案材料的保存和整理，保证其真实性和规范性，在学生毕业前（6月底前）将其在校期间的有关材料按照学号顺序排列及时整理，以便归档。

1．材料范围

学籍卡、毕业生鉴定表、普通高等学校全日制毕业生登记表。体检表。毕业生就业通知书，实习鉴定等。

2．要求

(1).普通高等全日制毕业生登记表，需加盖院系公章：学生成绩表，需加盖教务处公章，并注明毕业或结业；体检表，需加盖医院公章；鉴定表需加盖院系公章。

(2).相关内容必须由本人如实填写。

(3).归档材料应是完整、真实的。

(4).个人署名必须用高考录取和本人户口一致的姓名，不得同音字或不规范简化字代替，更不能不经由关部门批准擅自改名换姓。

(5).档案材料必须认证书写，不可用不规范的简化字。错别字，自己要清楚、工整，书写工具一律用钢笔或毛笔，严禁使用圆珠笔或铅笔。

第六条 学生档案转出

毕业生档案由学院就业创业指导中心转递到用人单位或其他档案接受部门。

1．档案密封后以机要方式转递到用人单位，原则上不允许本人携带。有特殊情况却需本人或他人携带的，要出具本人的身份证。毕业证及有关单位调档函，并由本人签字方可办理。

2．毕业生离校前落实就业单位的，学院将档案于当年9月1日前按就业协议书中的档案接收地址以机要方式寄出。行政事业单位。国有企业寄至单位；民营企业或单位不接收档案的，寄至单位所在地或生源地人才交流中心（盟市政府所在地）。

3．报考国家公务员、入伍等毕业生在其考察期间需调档的，须出具相关部门的调档函和个人有效证件，方可调档。

4．档案不符合要求的，档案留在毕业生所在院系保管并做好登记；如本人需调档，需出具就业单位证明及本人相关证件，方可调档，由院系做好的登记。

5．择业期末落实就业单位的毕业生，原则上将其档案转回生源所在地人事档案管理部门。

6．在清理、整理、转递学生档案过程中，任何人不得涂改、扣留、抽出、复制或损毁学生档案材料。

本规定即日起施行。

本办法由工程管理学院学生工作办公室负责解释。